När IFRS 16 träder i kraft nästa år kommer relationen för företag och deras leasingavtal att förändras, även i fråga om kontorsutrymmen och andra fastigheter. Här förklarar den prisbelönta ekonomijournalisten Melanie Wright vad förändringen innebär och varför det är så viktigt för företag att försäkra sig om att de är förberedda.
Många företag leasar många olika saker som de använder inom företaget, till exempel kontorsutrymme och bilar. Den senaste standarden från IFRS (International Financial Reporting Standards), IFRS 16, ska träda i kraft i januari 2019, och den kommer att förändra hur företag måste redovisa, mäta, presentera och avslöja dessa leasingavtal.
1. Förbered dig för att redovisa dina leasingavtal i balansräkningen
I redovisning av leasingavtal måste leasetagare för närvarande skilja mellan en finansiell leasing som rapporteras i balansräkningen och operationell leasing utanför balansräkningen. Enligt IASB (International Accounting Standards Board) innebär detta dock att det är svårt att få en korrekt bild av ett företags leasingtillgångar och skulder. När IFRS 16 träder i kraft måste nästan alla leasingavtal redovisas i balansräkningen som tillgångar och skulder, vilket löser det här problemet.
2. Gå igenom dina avtal noggrant
Definitionen av ett leasingavtal är bredare enligt IFRS 16 än enligt bestämmelserna i IAS 17 (International Accounting Standards) som gäller för närvarande, så företag behöver se över sina avtal för möjliga leasingelement och se om de faller under den nya regleringen. Enligt IFRS 16 innehåller ett avtal ett leasingelement om det överför rätten att mot vederlag kontrollera användningen av en identifierad tillgång under en tidsperiod (IFRS 16.9). För att avgöra om ett avtal innehåller ett leasingelement måste företag fastställa om det är en identifierad tillgång och om de har rätt att få alla ekonomiska fördelar som uppstår från användningen av den tillgången.
Så om ditt företag till exempel hyr en del av ett lager i syfte att förvara varor men ytan varierar beroende på hur mycket utrymme som finns tillgängligt klassificeras det troligtvis inte som leasing enligt IFRS 16 eftersom ingen specifik tillgång kan identifieras. Om ditt företag däremot hyr en specifik del av lagret under en bestämd tid kan tillgången identifieras och avtalet innehåller därmed leasing.
3. Se över dina aktuella leasingbeslut
IFRS 16 kommer att påverka resultatindikatorer och nyckeltal såsom tillgångsomsättning, skuldsättningsgrad, balanslikviditet, räntesats och nettoinkomst, så det är viktigt att företagen är redo för dessa förändringar. Många leasetagare kommer märka att deras operativa kassaflöde ökar eftersom det enbart är den del av leasingbetalningarna som speglar räntan på leasingskulderna som kan presenteras i finansiella aktiviteter.
Företag som inte har inkluderat ”frysta” klausuler om god redovisningssed i sina finansieringslösningar kan eventuellt se överträdelser av låneavtal när reglerna träder i kraft i och med att deras registrerade skuldnivåer kan stiga. Företag med kapitalmarknadsrelaterade transaktioner behöver sannolikt, före eller efter att IFRS 16 implementeras, fundera över hur deras skuldsättningsgrad påverkas och eventuellt se över några av sina leasingbeslut.
4: Leta efter mer flexibla leasingvillkor
IFRS 16 tillåter två undantag. Det finns leasingavtal på 12 månader eller mindre utan köpoption och leasingavtal där den underliggande tillgången har ett lågt värde som ny. Så om ett företag till exempel hyr en kontorsplats under några månader behöver det inte redovisas i balansräkningen. Företag som för närvarande är bundna till långa leasingavtal kan därför försöka få mer flexibla villkor för att hantera effekten på balansräkningen.
5. Ompröva typ och längd för arrenderade fastigheter
Eftersom arrenderade fastigheter, inklusive kontorsutrymmen, måste redovisas i balansräkningen när IFRS 16 träder i kraft, kan företag välja att byta till kortare leasingavtal eller utlokalisera kontorsutrymmen till tjänsteleverantörer istället. Enligt de undantag som beskrivs ovan behöver de då inte redovisas i balansräkningen, vilket innebär minskat administrativt arbete.
